O planejamento das aquisições, em conjunto com a centralização dos procedimentos e a padronização de itens e documentos, serão as principais ações, que agilizarão as contratações e minimizarão os problemas enfrentados pelo setor de licitações (contratações).

O art. 5º da nova lei de licitações estabeleceu que em sua aplicação deverá ser observado, entre outros, o “princípio do planejamento”, que entendo estar atrelado, além de outras questões, à elaboração de modelos de editais de licitação, estudos técnicos preliminares, termos de referência, minutas de contratos, modelos de ordem de compra ou de serviços, entre outros.

O art. 40 inciso V previu o princípio da padronização devendo ser considerada a compatibilidade de especificações estéticas, técnicas e de desempenho, voltado para a padronização de objetos, como equipamentos, softwares, entre outros, mas que também refletirá na padronização de minutas de editais e contratos administrativos.

Observa-se no mercado muitos editais de licitação mal elaborados, com excesso de informações que dificultam o entendimento dos fornecedores licitantes, com anexos que deveriam constar no termo de referência ou no projeto básico, mas ficam relegados a anexos isolados, casos em que o objeto da licitação é repetido diversas vezes sem qualquer lógica, apenas complicando sua análise pela assessoria jurídica.

Inclusive, durante minha experiência em setores de licitações, de contratações ou ainda na assessoria jurídica, pude perceber que os termos de referência ou editais de licitação não são padronizados ou muito menos planejados, refletindo em pedidos de impugnação, recursos administrativos e muitas judicializações, muitas vezes atrasando a contratação de serviços importantes por mais de um ano, ou resultando na anulação ou revogação do procedimento.

Desta forma, a nova lei de licitações, Lei 14.133/21 estabeleceu em seu art. 19, inciso IV, a obrigatoriedade de se instituir, com o auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico, modelos de minutas de editais, de termos de referência, de contratos padronizados e de outros documentos.
O § 5º do artigo 53 da lei, estabeleceu que a autoridade jurídica máxima poderá definir ato, dispensando a análise jurídica das minutas de editais e instrumentos de contrato, convênio ou outros ajustes, que foram devidamente padronizados pelo órgão de assessoramento jurídico, contribuindo com contratações mais rápidas.

Portanto a assessoria jurídica passou a ter papel importante no auxílio à construção de modelos que tornem estes documentos eficientes para o sucesso das licitações ou cláusulas contratuais que permitam uma gestão eficaz em prol da entidade.

Como exemplo, entendo que o “objeto” da licitação, deve ser sucinto e expressar basicamente o objetivo principal da contratação, pois a ideia aqui é atrair o máximo de licitantes possíveis e posteriormente na avaliação das questões técnicas o fornecedor avaliará se possui condições para participar daquele certame.

Além disso, devem ser construídos modelos de editais com especificidades na habilitação ou com fase de amostras, além de modelos para técnica e preço, aquisições internacionais e editais de credenciamento.

A cada novo modelo elaborado, devidamente validado pela assessoria jurídica, permitirá que a equipe de licitações utilize apenas aquele modelo, o que agilizará o processo de contratação.

Uma das técnicas a ser utilizada é estabelecer quais informações podem ser editadas e quais devem ser “fixas” para cada modelo, restringindo a edição destes documentos. Assim sendo, questões como “condições de participação”, documentos que devem ser apresentados, forma dos pedidos de esclarecimento, impugnação, recurso administrativo e penalidades tornariam-se cláusulas padronizadas.

Uma outra técnica a ser buscada é manter na estrutura do Edital apenas aquelas questões referentes ao efetivo procedimento licitatório, como, por exemplo, a modalidade escolhida, a data para participação, como deveriam ser apresentadas as propostas e quais os documentos habilitatórios.

Quanto as questões técnicas, tanto na aquisição, como na prestação dos serviços ou nas obras, deveriam vir descritas especificamente no ANEXO I, nos mais conhecidos “Termo de Referência/ Projeto Básico ou Projeto Executivo”.

E finalmente em outro anexo viriam a “Ordem de Compra” ou a “Ordem de Serviço” ou a “Minuta Contratual” com as devidas cláusulas que regrariam a entrega do produto ou a forma da prestação de serviços.

Entendo que a assessoria jurídica tem papel importantíssimo no estabelecimento de cláusulas contratuais ou obrigações habilitatórias e técnicas devido a formação jurídica, podendo analisar a nova lei de licitações e legislações específicas, afastando requisitos excessivos e muitas vezes ilegais.

A lei também previu que a não utilização dos modelos padronizados deverá ser devidamente justificada por escrito e anexado ao respectivo processo licitatório de acordo com §2º do art. 19.

Assim sendo, uma vez realizado este trabalho de padronização de documentos, a entidade passará a ter um banco de modelos, que não precisarão ser reanalisados pela assessoria jurídica, passando a ter melhores cláusulas editalícias e contratuais, evitando-se assim a apresentação de impugnações e recursos, agilizando o processo de contratação, trazendo um ganho significativo na velocidade dos processos licitatórios.

Além disso, a lei 14.133/21 estabeleceu em seu art. 8º § 3º que as regras relativas à atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, ao funcionamento da comissão de contratação e à atuação dos fiscais e gestores de contratos deverão ser estabelecidas em regulamento, devendo ser prevista a possibilidade de serem apoiados pelos órgãos de assessoramento jurídico no desempenho de suas funções.

E o § 3º do artigo 117 da lei, reforça que o fiscal do contrato será auxiliado pelos órgãos de assessoramento jurídico, devendo dirimir dúvidas e subsidiá-lo com informações relevantes na execução contratual.

Portanto, a partir da nova lei de licitações, podemos observar que a assessoria jurídica passa a ter papel importante no auxílio da padronização dos documentos utilizados nos processos licitatórios, além da necessidade de ter um bom conhecimento técnico referente ao procedimento licitatório, gestão e fiscalização de contratos, para poder subsidiar toda a equipe envolvida.